Kako organizirati datoteke
Organizacija vašeg datotečnog sustava može spriječiti gubitak dokumenata . Nakon što organizirate datoteke, možete smanjiti broj dokumenata u mapama i prikazati samo ono što je vama važno i bitno.
Trebat će vam:- Vješanje mapa
- Datoteka mape
- Tagovi
1
Sortirajte dokumente po organizaciji u grupe, jer će to pomoći u koordinaciji vaših kategorija ili klasa. Odlučite koje dokumente treba postaviti u svaku kategoriju. Kreirajte odjeljke u svakoj kategoriji, jer će vam pomoći u upravljanju i organizaciji datoteka.
2
Napravite podkategorije za svaku kategoriju. Može biti teško organizirati datotečni sustav u kategorije i potkategorije, ali to će biti zgodno nakon organiziranja datotečnog sustava. Ovi datotečni sustavi mogu biti korisni i pored toga, možete pojednostaviti sustav datoteka dijeljenjem na različite potkategorije kao što su mjesto, datum i ime.
3
Kategorizirajte sustav mapa pomoću kodiranih boja kako bi sve važne datoteke držale odvojene jedna od druge. Važne boje pomoći će vam u pronalaženju bilo koje datoteke u bilo kojem trenutku, a nećete morati provjeravati svaku mapu kada trebate pronaći određenu datoteku.
4
Koristite tri do pet boja. Koristite određenu boju za svaku kategoriju. Možete koristiti plavu boju za kućne datoteke, crvenu za medicinske datoteke, zelenu za financijske datoteke i narančastu za osobne datoteke. Pomoću boja možete odvojiti svaku kategoriju.
5
Koristite naljepnice u boji za vješanje mapa i bijele naljepnice za označavanje, jer se mogu lako čitati u bijeloj boji. Stavite svaku oznaku u tablični položaj mape na temelju kategorija koje ste izradili abecednim ili numeričkim redoslijedom.
savjeti- Oznaku možete staviti u mapu brojčano, ali izbjegavajte organiziranje datoteka u numeričkom redoslijedu. Vi svibanj preferirati imati abecedni sustav datoteka s imenima kao što su liječnici, kućanstvo financije, i osoblje.
- Korištenje određene boje kao što je crvena za medicinske zapise identificira važnost datoteke, te će biti lako dostupna kako bi se dosegla kada dođe vrijeme za pozive za hitne slučajeve.
