Kako organizirati službeni sastanak

Ponekad e-pošta nije dovoljna. Postoje poslovne odluke koje se mogu donijeti samo impulsom izravnog sastanka između voditelja uključenih odjela, ili čak između članova različitih tvrtki i institucija. Kao i svaki drugi formalni čin, sastanak zahtijeva ispunjavanje nekih koraka za njegov ispravan razvoj. Zato u .com objašnjavamo kako organizirati formalni sastanak .

Prethodna faza: organizacija sastanka

Prije svega, treba postaviti pitanje: "Je li doista potrebno organizirati sastanak za ovu temu?" A ta su imenovanja često, i to s pravom, poznata po tome što su autentični obožavatelji vremena, odgađajući previše sati bez rješavanja pitanja o kojima se raspravljalo. Stoga je potrebno svaki put razmotriti organiziranje sastanka ako doista postoji potreba za njim, ili ako se problem koji treba riješiti može riješiti mnogo brže s nekoliko poruka e-pošte, nekih telefonskih poziva ili čak sesije videokonferencije kroz Skype ili Google hangout.

Nakon što je odluka donesena, potrebno je odrediti broj osoba koje će ih pohađati i slati, po mogućnosti pismenim putem i na vrijeme, primjerice 15 dana, ako se radi o citiranju osoba koje moraju putovati iz drugog grada, iako će ovisiti o dnevnom redu i stanju svake tvrtke.

Jedna preporuka: što više ljudi ide duže, sastanak će biti vječni, pa je najbolje ne spominjati više od osnovnih ljudi. Nekoliko dana prije sastanka, preporučljivo je potvrditi dolazak svakog od gostiju putem telefona.

Osim popisa osoba, morate utvrditi i procijenjeno trajanje sastanka, naznačiti dnevni red i odrediti mjesto sastanka, u prostoriji opremljenoj za tu svrhu. Sve to mora biti dobro objašnjeno u dokumentu navoda koji se šalje svakom sudioniku sastanka.

Priprema sobe

Ako radni centar nema odgovarajuću sobu za sastanke, ili ako neće biti besplatan za dan skupa, uvijek se možete obratiti kongresnom centru ili hotelu ili poslovnom centru koji ima mjesta omogućen. Ovisno o sastanku, možda će biti potrebno imati internetsku vezu, dovoljno priključaka, projektor ili opremu za videokonferencije.

Istog dana sastanka, prvo morate provjeriti sobu, provjeriti da li rasvjeta, zvučna i računalna oprema rade bez problema i da je namještaj pravilno raspoređen. Također, morate staviti vodu i čaše pored svakog sjedala. Ako raspored sastanaka savjetuje, možete pripremiti kavu i lagane obroke prije sastanka ili kao pauzu.

Razvoj sastanka

Kratkoća je važna, tako da čin nije vječni. Stoga je prikladno voditi dnevni red i strogo ga slijediti, nastojeći ne odstupati od pitanja o kojima je riječ i, u svakom slučaju, ostaviti za kasnije ili za kasniji sastanak sekundarna pitanja koja se mogu pojaviti.

Ako se ne radi o prvom sastanku na istu temu, može se početi s rekapitulacijom pitanja o kojima se raspravljalo i prethodno postignutih sporazuma. Preporučljivo je da jedan od sudionika, ili nekoliko koji se izmjenjuju, ako to smatraju prikladnim, na sastanku djeluju kao tajnica, noseći nacrt izvješća o njegovom razvoju.

Na kraju ostaje spreman mali izvještaj o odluci i, ako je potrebno, utvrđuje se datum sljedećeg sastanka.

Kasnija faza

Uz više mira, nacrt izvješća o sastanku se briše. Isto tako, nastoji se ostaviti prostorije koje se koriste u dobrom stanju, a pripreme se organiziraju za sljedeći sastanak, počevši od tog procesa.